Débuter avec Planyo

D'abord vous devez vous inscrire et activer votre compte en verifiant votre adresse email. Comme pour tous les autres pas de l'assistant, cliquez sur le bouton Page correspondante pour aller au page correspondant (dans ce cas le page d'inscription). Cliquez sur ce bouton maintenant si vous n'êtes pas sur le page Ouvrir un compte. Si vous avez déjà un compte chez planyo, ouvrez une session. Planyo fonctionne aussi avec OpenID, ainsi vouz pouvez ouvrir une session en utilisant votre compte existant chez Google o Yahoo, par example. Ouvrez une session avec OpenID. Vous pouvez aussi ouvrir une session en utilisant votre compte facebook.
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Maintenant nous allons créer un nouveau site Planyo. On va commencer avec deux définitions: chaque objet qu'on peut réserver (un bateau, court de tennis, voiture, chambre d'hotel, thérapeute, médecin etc.) s'appelle une ressource dans Planyo. La totalité de ressources gérée par vous (tous les bateaux, chambres etc.) s'appelle un site planyo.
Remplissez tous les champs du formulaire et cliquez sur Envoi quand vous aurez fini. Passez la souris au-dessus de l'icône: pour voir la description plus complète.
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Maintenant vous pouvez décider si vous voulez accepter les paiements en ligne. C'est une bonne idee parce que la plupart des utilisateurs est habituée a pouvoir payer en ligne avec une carte de crédit. Les systèmes de paiement suivants sont soutenus: PayPal, moneybookers, Sage Pay, WorldPay, Authorize.net, MultiSafepay ou bien vous pouvez aussi demander aux clients de laisser les numeros de cartes de crédit sur votre site. Les paiements vont toujours directement sur votre compte sans passer par planyo. D'abord choisissez le système de paiment et pui entrez votre adresse email enregistré avec eux MONTRER SUR LA PAGE. Maintenant remplissez les champs restants. N'oubliez pas de cliquer sur Envoi quand vous aurez fini MONTRER SUR LA PAGE.
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Maintenant on peut ajouter des ressources a votre site planyo. Si elles sont identiques (par ex. chambres doubles, plusieurs courts de tennis, places dans un bus etc.) vous pouvez ajouter une ressource seule et préciser la quantité. Si en revanche vous avez des ressources differentes (par ex. differents appartements de vacances, modèles de voitures, differents thèrapeutes) vous devrez ajouter une ressource pour chaque objet. Cliquez sur Nouvelle ressource pour commencer MONTRER SUR LA PAGE
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Voyons les paramètres de la ressource. La première option importante est Confirmation de réservations MONTRER SUR LA PAGE parce qu'elle va déterminer le processus de réservation. Options de temps est une autre section importante - ici vous décidez quand et pour combien de temps une ressource peut être réservée. L'option Durée de location MONTRER SUR LA PAGE peut être changée si la durée est fixe ou si elle dépends sur le type de service que le client choisit (par ex. differents types de massage, chaqun avec durée differente). Voyez cette question dans le FAQ pour une description détaillée de cette section importante. Si votre modèle de prix est très simple, vous pouvez préciser le prix par quart d'heure/heure/jour dans l'option Prix d'unité MONTRER SUR LA PAGE. Autrement, attendez jusqu'au pas 7 pour entrer les prix. Cliquez sur Envoi pour sauvegarder les changements. Il y a ausse des liens sur ce page-ci qui vont aux autres sections des paramètres. On y arrive dans les prochains pas de l'assistant.
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Maintenant on peut ajouter des images a nos ressources. Ce pas-ci n'est pas obligatoire mais est une bonne idée, si possible.
...Vous venez de finir tous les pas de la configuration de base (basic). Vous pouvez toujour retourner au pas 4 pour ajouter les ressources mancantes, ou bien finir l'assistant l'assistant entier d'abord e puis tourner en arrière. Cet assistant est compatible avec les deux possibilités. Votre site planyo est opérationnel et vous pouvez faire des tests! Dans les pas qui suivent (additional et advanced) vous pourrez affiner plusieurs options importants et incorporer le système de réservation dans votre site web. Cliquez ici pour voir comment les clients voient votre site planyo. Attention! Si vous entrez comme administrateur, le processus de réservation fonctionne differement que pour les clients parce que les administrateurs ne doivent pas entrer tous les champs obligatoirs, ne doivent pas confirmer les adresses email etc. Fermez la session d'abord (ou utiliser un autre browser) et allez a pour faire les tests comme client.
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Vous pouvez sauter ce pas si vous ne voulez pas montrer les prix aux clients. La gestion de prix est organisée comme un tableau ou pour chaque ressource vous pouvez ajouter les règles pour modifier le prix finale (par ex. sur la base du nombre de personnes, durée, saison etc.). La première rangée (Prix initial) montre les prix déjà entrés dans les paramètres de la ressource. Toutes les autres règles utiliseront ces prix-la comme les prix de base. Voyez cette question dans le FAQ pour une description détaillée de gestion de prix avec des examples. Dans la plupart des pages back-office se trouve une Sections d'aide liées MONTRER SUR LA PAGE qu'on peut lire si tout n'est pas claire. La question de FAQ à peine mentionnée, par example, se trouve aussi la-bas.
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Ici vous pouvez definir des périodes uniques ou récurrentes quand les ressources ne peuvent pas être réserves par les clients - jours fériés ou périodes hors-saison. D'ailleurs, dans le cas de réservations d'heures (et non pas jours entiers), vous pouvez entrer la pause-déjeuner ou horaires speciaux. S'il y a des réservations existantes pour une période que vous voulez marquer comme vacances, planyo vous le dira et marquera ces réservations comme conflits. Vous pouvez aussi aller ici pour une manière rapide de vérification et réduction de la disponibilité pour chaque unité de temps (quart d'heure, heure ou jour). Cela aura le mêe;me effet qu'une vacance unique.
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Ici vous pouvez complètement concevoir le formulaire de réservation. Vous pouvez ajouter des questions supplementaires comme nombre de personnes, fumeur/non-fumeur, numero de passeport ou même les conditions qui doivent être acceptées pour que la réservation soit valide. Ici vous pouvez aussi changer l'ordre des champs, cacher des champs standards (comme numero de téléphone ou pays), préciser une valeur prédéterminée pour tous les champs et décider si un champ est obbligatoire ou pas. Les champs standards ajoutés par Planyo sont marqués en noir et les champs ajoutés par vous apparaissent en vert. Vous pouvez faire les changements de formulaire pour chaque ressource ou bien vous pouvez aussi utiliser le formulaire global. Ainsi toutes les modifications seront utilisés pour plusieurs ressources.
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L'intégration commence avec le choix de le mode: intégration simple mène vos clients sur planyo.com pour faire la réservation -- c'est le mode extrêmement facile dans l'exécution (il s'agit d'un simple lien ou un fragment du code HTML). L'intégration avancée vous permet de mettre le système de réservation entier sur votre site web. Tous les pas de la réservation (recherche de disponibilité, choix de la ressource, formulaire de réservation, vérification d'adresse email et paiement) sont effectués sur votre site web que les clients ne doivent jamais quitter. L'intégration avancée demande un peu plus de configuration mais elle aussi très facile a faire. En effet il y a 6 plugins/modules pour les CMS les plus grands (comme joomla ou drupal) et utilisant ces plugin rends l'intégration aussi facile que l'intégration simple. Si vous n'utilisez aucun de ces systèmes CMS, les instructions sont facile de suivre et on peut aussi intégrer Planyo avec votre site dans cette façon en quelques minutes. L'intégration est organisée dans quelques pas (vous pouvez toujours retourner en arrière en utilisant les liens). Dans le dernier pas vous pouvez copier-coller des fragments du code HTML pour des choses comme le lien vers le formulaire de réservation, l'aperçu du calendrier ou le formulaire de recherche - pour les deux mode d'intégration. Vous trouverez aussi des modèles (templates) que peuvent être utilisés pour personnaliser la façon dans laquelle les ressources ou resultats de recherche sont présentés aux clients.
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L'abonnement (section Mon compte) est l'endroit ou vous pouvez paier pour votre site Planyo. Ici vous pouvez aussi changer de type de votre site entre Planyo PRO (abonnement) ou PRO-COMM (commission). De toute façon les prèmiers 30 jours sont toujours gratuits. Après cela, vous recevrez un email avant que votre compte arrive à terme. Les paiements pour Planyo fonctionnent comme des crédits, chaque fois une nouvelle facture est crée, le montant correspondant est deduit. Vous devriez vous assurez que vos crédits restent toujours au-dessus de zéro -- c'est toujours une bonne idée de payer tôt. Les factures sont aussi listées ici, comme aussi les boutons pour acheter les paquets SMS / FAX (si vous utilisez les notifications SMS/FAX).
...Vous venez de finir tous les pas de la configuration 'additional'. Votre site Planyo est configuré et intégré avect votre site web. Vous pouvez continuer vers les pas 'advanced' pour découvrir d'autres fonctionnalitées excitants offertes par Planyo ou pour affiner des aspets comme changements dans n'importe quel texte visible par les clients, différences entre saisons, messages personnalisés etc.
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Options de notifications déterminent quels messages sont envoyés après un événement, a qui et avec quel moyen (email ou sms). Si vous voulez utiliser les notifications SMS, vous devez acheter (ici) des paquets sms. Vous pouvez aussi créer des messages envoyés après la réservation, avant ou après la location. Tous les messages peuvent être complètement personnalisés. Vous pouvez par éxample commencer un message avec 'Cher Monsieur/Madame xxx', mettre le logotype de votre société, ajouter d'autres informations (date et heure de réservation, numero de telephone etc.) ou aussi joindre des documents au message comme le contrat, images ou la facture crée automatiquement par Planyo (voyez le pas 19). Vous pouvez toujours faire un test du message en cliquant sur le bouton Éditer, puis Test -- cela vous enverra un message d'éxample.
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Maintenant vous pouvez ajouter des produits supplémentaires à votre site. Il y a deux types de produits: uniques ou récurrents MONTRER SUR LA PAGE. Les produits peuvent être choisis seulment par l'administrateur ou bien aussi par des clients MONTRER SUR LA PAGE, peuvent être prédéfinis ou pas MONTRER SUR LA PAGE et peuvent être réservés pour chaque personne ou pas MONTRER SUR LA PAGE. Vous pouvez aussi choisir quelles ressources sont compatibles avec chaque produit. Les produits souvent peuvent être utilisé de façon interchangeable avec champs supplémentaires du formulaire de réservation (le pas 9), voyez cette question dans le FAQ pour les différences.
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Traductions personalisées peuvent être utilisées pour deux raisons: pour personnaliser les mots utilisés sur votre site ou bien pour traduire le contenu (déscriptions et autre contenu crée par l'administrateur) en autres langues. Dans le premier cas vous pouvez utiliser cette page pour modifier tous les textes visibles par les clients dans chaque pas de la réservation et dans les messages email. Surtout si vous avez choisi 'personnalisé' comme le type de votre site, planyo utilisent par défault des mots comme ressource que sont trop generales. C'est pour ça que c'est une bonne idée de modifier tous les textes contenants ce mot et le remplacer avec par ex: yacht, thérapeute, médecin, vélo etc. Si vous voulez faire ce changement, allez au dernier pas des traductions (interface utilisateur) et dans le champ chercher les textes contenants entrez par ex. ressource. Cela vous présentera une liste de tous les textes avec les mots recherchés; ainsi vous pourrez les changes tous. Si, en revanche, vous voulez utiliser cette page pour traduire votre contenu en autres langues, vous pouvez le faire dans le deuxième pas. Simplement cliquez sur la langue de traduction dans le premier pas.
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S'il y a plusieurs personnes qui devraient gerer leur ressources dans planyo, vous pouvez leur donner l'accès à leurs ressources. Ainsi ils peuvent aussi recevoir des notifications et rapports. Pour indiquer qui sera l'administrateur d'une ressource, entrez leur adresse email. Dans Actions vous pouvez aussi préciser exactement à quelles pages ils auront accès MONTRER SUR LA PAGE.
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Les propriétés personnalisées sont d'habitude utilisées pour la recherche pour que les clients puissent chercher aussi sur la base de propriétés comme nombre de personne. Les propriétés ajoutées ici apparaissent immédiatement dans les paramètres de chaque ressource (le pas 5) - ainsi vous pouvez definir les valeurs pour toutes les ressources. Après, dans le dernier pas de 'integrer avec mon site' (le pas 10) ou si vous allez dans les paramètres de plugins (joomla, drupal etc.) vous devriez ajouter cettes nouvelles propriétes là-bas pour qu'elles apparaissent dans le formulaire de recherche.
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Sur cette page vous pouvez entrer les changements saisonniers dans la durée de location et (pour les ressources louées pour des jours entiers) les jours de la semaine quand la location peut commencer et finir.
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Ici vous pouvez definir des rapports que vous pourrez télécharger ou que vous seront envoyés par email chaque jour/semaine/mois. Les rapports (format HTML / PDF / CSV pour Excel) peuvent aussi être envoyés automatiquement a votre compte Google Docs (voyez le pas 20). Dans le cas de rapports HTML ou PDF vous pouvez aussi personnaliser le modèle (template) pour avoir plus de contrôle sur le rapport.
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Planyo peut aussi s'occuper des vos factures! Vous pouvez les télécharger ou Planyo peut vous les envoyer ou a vos clients comme pièce jointe dans un message personnalisé (le pas 12). La première décision à prendre est si vous voulez créer votre propre modèle (template) ou pas MONTRER SUR LA PAGE. L'utilisation de votre propre modèle vous permet de personnaliser entièrement la facture. Vous pouvez aussi décider de ne pas utiliser un modèle personnalisé et entrer tout simplement votre logo, numéro TVA et les textes au-dessus et au-dessous. C'est une façon facile pour personnaliser la facture sans devoir creer des modèles complexes.
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Il y a deux façon d'exporter votre programme (toutes les réservations) aux autres logiciels. D'abord vous pouvez utiliser iCal feeds (ici) -- ainsi vous aurez des URL pour chaque ressource individuelle ou bien pour tout le site planyo. Les iCal feeds peuvent être utilisé dans beaucoup de produits comme Google Calendar, Apple iCal, Outlook etc. Si vous utilisez Google Apps ou Google Calendar ça peut être une bonne idée de donner l'autorisation à planyo d'acceder à votre compte Google. Comme ça les réservations apparaitront immédiatement dans votre calendrier Google (Google télécharge les iCal feeds avec un retard de 4-6 heures). Un'autre avantage est que les rapports peuvent être envoyés sur votre compte Google Docs automatiquement.
Félicitations! Vous avez fini tous les pas de l'assistant et désormais vous savez comment personnaliser chaque aspect de votre site Planyo. Si vous voulez découvrir plus, voyez la documentation.